كيفية فرز البيانات احترافياً | في برنامج الإكسل
الطريقة الأولى: الفرز السريع (لعمود واحد)
هذه الطريقة هي الأسهل والأسرع لفرز البيانات بناءً على عمود واحد.
- حدد أي خلية داخل العمود الذي تريد فرزه. لا تحتاج إلى تحديد العمود بأكمله.
- في علامة التبويب "Data" (بيانات)، في مجموعة "Sort & Filter" (فرز وتصفية)، سترى خيارين للفرز السريع:
- "Sort A to Z" (فرز من الألف إلى الياء): لفرز النص أبجديًا من A إلى Z، أو الأرقام من الأصغر إلى الأكبر، أو التواريخ من الأقدم إلى الأحدث.
- "Sort Z to A" (فرز من الياء إلى الألف): لفرز النص أبجديًا من Z إلى A، أو الأرقام من الأكبر إلى الأصغر، أو التواريخ من الأحدث إلى الأقدم.
- انقر على الخيار الذي تريده. سيتم فرز البيانات في ورقة العمل بأكملها بناءً على العمود الذي حددته.
الطريقة الثانية: الفرز المخصص (لعدة أعمدة أو خيارات فرز متقدمة)
تتيح لك هذه الطريقة فرز البيانات بناءً على عدة أعمدة، وتحديد معايير فرز مختلفة لكل عمود.
- حدد أي خلية داخل نطاق البيانات الذي تريد فرزه. من المستحسن تضمين صف العناوين إذا كان لديك.
- في علامة التبويب "Data" (بيانات)، في مجموعة "Sort & Filter" (فرز وتصفية)، انقر على "Sort" (فرز). سيظهر مربع حوار "Sort" (فرز).
- في مربع الحوار "Sort" (فرز):
- "Column" (عمود): في القائمة المنسدلة "Sort by" (فرز حسب)، حدد العمود الأول الذي تريد الفرز بناءً عليه.
- "Sort On" (الفرز حسب): عادةً ما يكون "Values" (قيم) لفرز البيانات الفعلية في الخلايا. يمكنك أيضًا الاختيار بناءً على لون الخلية أو لون الخط أو أيقونة الخلية إذا كنت قد طبقت تنسيقًا شرطيًا.
- "Order" (الترتيب): حدد ترتيب الفرز المطلوب للعمود المحدد:
- "A to Z" أو "Smallest to Largest" أو "Oldest to Newest" للفرز التصاعدي.
- "Z to A" أو "Largest to Smallest" أو "Newest to Oldest" للفرز التنازلي.
- "Custom List..." (قائمة مخصصة...) إذا كان لديك ترتيب فرز محدد لا يتناسب مع الخيارات الافتراضية (على سبيل المثال، ترتيب الأولويات: "هام"، "متوسط"، "منخفض").
- لإضافة مستوى فرز آخر (الفرز بناءً على عمود ثانٍ داخل المجموعات المتشابهة في العمود الأول):
- انقر على زر "Add Level" (إضافة مستوى).
- كرر الخطوة 3 لتحديد العمود الثاني ومعايير الفرز الخاصة به. سيتم فرز البيانات بناءً على هذا العمود داخل أي مجموعات كانت متطابقة في العمود الأول.
- يمكنك إضافة المزيد من المستويات حسب الحاجة للفرز بناءً على عدة أعمدة.
- لتغيير ترتيب مستويات الفرز: حدد مستوى وانقر على أزرار الأسهم "Up" (أعلى) أو "Down" (أسفل) لتغيير ترتيب تطبيق الفرز.
- خيارات إضافية: انقر على زر "Options..." (خيارات...) لضبط خيارات فرز إضافية مثل حساسية حالة الأحرف أو اتجاه الفرز (من الأعلى إلى الأسفل أو من اليسار إلى اليمين).
- انقر على "OK" (موافق) لتطبيق الفرز.
مثال على الفرز المخصص:
لنفترض أن لديك جدول بيانات للموظفين يحتوي على أعمدة "القسم" و "اسم العائلة" و "الراتب". يمكنك فرز البيانات أولاً حسب "القسم" أبجديًا، ثم داخل كل قسم، فرز حسب "اسم العائلة" أبجديًا، وأخيرًا داخل كل مجموعة من الأسماء المتشابهة، فرز حسب "الراتب" من الأكبر إلى الأصغر.
ملاحظات هامة:
- تأكد من تحديد نطاق البيانات الصحيح. إذا لم تحدد النطاق بشكل صحيح، فقد يتم فرز بعض البيانات بشكل غير متوقع.
- يفضل أن يحتوي نطاق البيانات على صف عناوين. سيساعد Excel في التعرف على الأعمدة عند إعداد الفرز. إذا لم يكن لديك صف عناوين، يمكنك إلغاء تحديد خيار "My data has headers" (بياناتي تحتوي على رؤوس) في مربع حوار الفرز.
- الفرز دائم. سيؤدي فرز البيانات إلى إعادة ترتيب الصفوف في ورقة العمل. إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بالترتيب الأصلي، ففكر في إنشاء نسخة من البيانات قبل الفرز.
- يمكنك الفرز بناءً على أنواع مختلفة من البيانات: النصوص والأرقام والتواريخ والأوقات والقيم المنطقية.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق